Question 1

Kan ik offertes automatisch laten maken?

Accepted Answer

Grotendeels wel. De klant kiest zelf maten en opties in een configurator op je website, vaste rekenregels maken daar een prijs en een conceptofferte van, en jij kijkt hem na voordat hij de deur uit gaat. Bij Sun Sauna & Poolworld werkt het zo: bezoekers stellen op sspw.nl hun zwembad samen en SSPW krijgt een conceptofferte plus de complete aanvraag binnen. Voor de prijs gebruiken we bewust geen AI, want rekenregels zijn voorspelbaar en een taalmodel is dat niet.

Question 2

Kan mijn websiteformulier direct in mijn CRM?

Accepted Answer

Ja, en dat is vaak de snelste winst. Het formulier stuurt de gegevens naar je CRM en tegelijk een melding naar je inbox, zodat niemand meer hoeft over te typen. Op onze eigen site gaat elke aanvraag zo naar HubSpot en naar onze mail. Valt een van de twee uit, dan komt de aanvraag via de andere toch binnen.

Question 3

Moet ik mijn huidige software vervangen?

Accepted Answer

Nee. We bouwen om je bestaande systemen heen: je mailbox, Excel, je CRM of je boekhoudpakket blijven gewoon in gebruik. Wat we toevoegen haalt het overtypen en het heen-en-weer mailen tussen die systemen weg. Bij SSPW draait de configurator gewoon op hun eigen website.

Question 4

Hoe snel staat er iets dat werkt?

Accepted Answer

Een eerste versie staat er meestal binnen 3 à 6 weken. We beginnen bij het grootste knelpunt en bouwen niet alles tegelijk. Een koppeling tussen twee systemen, bijvoorbeeld je mailbox en je CRM, werkt vaak al in de eerste maand, getest op aanvragen die je al had liggen. Vooraf spreken we af wat er in die eerste versie zit.

Question 5

Wat kost het?

Accepted Answer

Dat hangt vooral af van hoeveel systemen erbij komen kijken en hoeveel regels en uitzonderingen je proces heeft. Een formulier dat naar je CRM gaat is iets anders dan een configurator met honderden productcombinaties. Het eerste gesprek is gratis. Daarna krijg je een voorstel waarin staat wat we bouwen en wat het kost, voordat er iets gebeurt. Wil je eerst zelf zien waar de winst zit, doe dan de scan.

Question 6

Hoe zorg ik dat aanvragen compleet binnenkomen?

Accepted Answer

Door vooraf te vragen wat je anders achteraf moet navragen. Een formulier dat meebeweegt met de antwoorden vraagt per soort aanvraag alleen wat nodig is: maten, foto's, adres of gewenste planning. Bij SSPW kwam vroeger vaak alleen “Wat kost een zwembad ongeveer?” binnen. Nu komen aanvragen binnen met maat, uitvoering en contactgegevens.

Question 7

Hoe voorkom ik dat offertes blijven liggen?

Accepted Answer

Door opvolgen niet van iemands geheugen te laten afhangen. Elke offerte krijgt een status en een termijn. Hoor je bijvoorbeeld na een week niets, dan staat er een concept-vervolgmail voor je klaar die je alleen nog hoeft na te lezen. In één overzicht zie je wat er openstaat en hoe lang al.

Question 8

Wie beheert het als het eenmaal draait?

Accepted Answer

Je kunt de dagelijkse dingen zelf aanpassen, zoals prijzen, opties en teksten, zonder ons te bellen. We bouwen het zo dat die op één plek staan. Na de livegang kijken we de eerste echte aanvragen met je mee en stellen we bij waar het in de praktijk anders loopt. Voor grotere aanpassingen of onderhoud later kun je bij ons terecht.

Question 9

Wat als een koppeling een keer niet werkt?

Accepted Answer

Daar houden we vanaf het begin rekening mee. We zorgen dat een aanvraag niet verloren gaat: die komt dan via een tweede route binnen, bijvoorbeeld per mail, en je krijgt een melding. Systemen van anderen kunnen we niet aanpassen, maar we kunnen wel zorgen dat je merkt wanneer er iets hapert en dat je de stap dan met de hand kunt doen.

Question 10

Waar staan onze gegevens en van wie zijn ze?

Accepted Answer

Ze blijven van jou. We slaan alleen op wat het proces echt nodig heeft, liefst in de systemen die je al gebruikt, zoals je eigen CRM. Waar een eigen database nodig is, krijgt elke klant een aparte omgeving. Persoonsgegevens verwerken we alleen als het moet, en beveiliging en toegang nemen we mee in het ontwerp. Generieke bouwstenen hergebruiken we wel, maar jouw gegevens nemen we nooit mee naar een ander project.

Question 11

Gebruiken jullie AI?

Accepted Answer

Alleen waar het aantoonbaar werk scheelt. Bijvoorbeeld om in een binnenkomende aanvraag te zien welke informatie ontbreekt, om een mail of pdf om te zetten in nette velden voor je CRM, of om een vervolgmail voor te bereiden die een mens nog goedkeurt. Voor prijzen en rekenregels gebruiken we het niet. In onze blogs laten we zien wat AI wel en niet goed doet.

Question 12

Kunnen mijn medewerkers zelf nog ingrijpen?

Accepted Answer

Ja. Jij bepaalt wat vanzelf mag gaan en wat iemand eerst moet nakijken. Een conceptofferte of een vervolgmail kan bijvoorbeeld klaarstaan zonder dat hij automatisch verstuurd wordt. De tool neemt het overtypen en uitzoeken over, niet de beslissing.

Question 13

Is gewone standaardsoftware niet beter?

Accepted Answer

Soms wel, en dan zeggen we dat ook. Als een bestaand pakket je probleem goed en betaalbaar oplost, heeft maatwerk geen zin. Maatwerk loont vooral als je proces niet in een standaardpakket past, of als het werk juist tussen je systemen blijft liggen: overtypen, navragen, opvolgen. De scan geeft je in een paar minuten een eerste beeld.

Vragen die we vaak krijgen

Nog iets anders?